簡単3ステップでシフト(勤務表)を作成しよう!

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介護現場の管理者や主任(リーダー)やこれからなろうとしてる方で、シフトってどうやって作ればいいか悩んでる方多いのではないでしょうか。

ネットで探してみてもシフト作成のノウハウって意外と出てこないんですよね…

私が小規模デイの管理者経験から編み出したシフト作成の方法をお伝えします!

今回は基本的な考え方についてお伝えします。
(別記事でエクセルでシフト作成をする具体的な方法やツールについてお伝えしますね)

それではいってみましょう。

・まず必要な情報を集めよう!

シフト作成の前に必要な情報があります。
まずは情報を集めから始めましょう!

必要な情報は大きく分けて

・勤務希望(曜日、総労働時間)
・希望休
・イベント情報

の3つです。

1つ1つ説明しますね。

・勤務希望について

スタッフ毎の勤務したい曜日(土日休み希望など)、総労働時間などの希望をヒアリングします。

面接時に把握してるはずなので、新任リーダーの方は前任者から引き継ぎを受けましょう。

総労働時間については特に注意が必要です。
パートさんには扶養の範囲を超えないように労働時間を抑えたい人もいます。

時給から総収入を計算して月何時間なら大丈夫か計算しておきましょう。

また、希望は変わっていくことが多いです。思ったよりしんどかったので勤務時間を減らしたい、逆に扶養外れてもいいので稼ぎたいなど、ご家庭の事情で変わってきます。

月1回は定期的にヒアリングするのがベストです。

・希望休について

まず、希望休の総日数のルールを決めましょう。

社員は3、4日程度、パートさんは定めなしなどです。
ルールなしでもいいのですが、1人希望休を大量に出す人がいると不公平感が出てしまいます。

事前に抑えておくのが良いでしょう。

次にヒアリングの方法です。

1人1人個別にヒアリングするのは大変なのでカレンダーを1枚用意しておき、そこに○をつけてもらうようにしましょう。

ほかの人がいつ休むか可視化されるので、希望休が被った場合には事前調整もできます。

・イベント情報

イベント情報とは、担当者会議やレクリエーション(夏祭り、外出など)ことです。

増員が必要になるため漏れなく把握しておきましょう。

・シフト作成方法

次にシフト作成方法についてお伝えします。

ステップ1 固定部分を埋めてしまう

希望休、勤務曜日固定のスタッフ、イベント(企画モノ、担当者会議)などもう変動のない予定をさきに埋めてしまいましょう。

重要なので誤り・漏れがないよう一度エクセルなどに入力したあと、必ずもう一度チェックするようにしましょう。

ステップ2 休みの間隔を見ながら一人ずつ埋めていく

シフトは一旦ざっくりと作り切ってしまうのがコツです。一気に完璧な状態を作るのは難しいというより不可能です。

ざっくり作った上で休みの数と間隔、人員配置を見ながら全体を微調整していきましょう。

ステップ3 暫定版ができた時点で配布する

一旦シフトが完成したら、スタッフ全員に配布しましょう。

ダブルチェックしてもらう意味合いと、不満があれば早い時点で解消するためです。

またシフト作成者が現場にあまり入っていない場合、配置人数について現場レベルでの確認が必要です。「この日はAさんが利用で見守りを強化するために1人増やしてほしい」など現場の声を聞きましょう。

もちろんただ楽をしたいからという理由で増員してほしいという甘えは、受け入れる必要はありません。

現場の声は聞きますが、判断するのはあなた自身だということは示したほうがよいでしょう。

・不平不満がでないための工夫

シフトというのは往々にして現場からの不満が出るものです。なるべく不満を抑え、スタッフの満足度を上げるためにやってきたことをお伝えします。

・社員の休みの数は絶対に合わせる!

これは必須だと思ってください。月8回なら2人とも8回に合わせてください。
何が何でも合わせてください。どうしても合わない時は、次の月に調整してください。

事業所をマネジメントするうえでもっとも重要なのはフェアネス(公平性)です。不満を言う職員がいてもいなくても、フェアネスだけは意識して保つようにしてください。

「あの人は〇〇させてもらってたのに。。」

こういう小さな不満がほころびとなり、少しずつ空気が悪くなっていきます。

・面接時のヒアリングで確認すべき事項

面接時には希望曜日、希望勤務時間を把握するとともにキャリアプラン、家族構成について聞いておきましょう。
最初はパートで初めて、ゆくゆくは社員になりたい場合はどんどん勤務時間は増やしていく必要があります。しかしすでに既存社員がいっぱいいる場合はそのキャリアプランはかなえられないことになります。

また小さなお子さんがいる場合は、お子さんの発熱などありますから、事前に把握しそいういうときにどう対応するか話あっておいたほうがよいでしょう。

・当人同士でシフト調整の危険性

緊急時含め欠勤の場合のシフト調整はスタッフ同士ではなく、私(管理者)自身が実施するようにしていました。

お子さんの発熱など緊急時にシフト調整などしている余裕がありますか?
こういうときは「お互い様」ですから、迅速に調整を引き受けましょう。

また勝手に調整されて、相性の悪い利用者さんの利用日だった、、など運営に支障がでたら元も子もありませんからね。

休みたくて休むスタッフなんていません。管理者が責任を持って調整するのがベストだと思います。

・まとめ

いかかでしたか?

悩みながらブラッシュアップしてきた原理原則なので、ある程度みなさんにも使いやすいものになってると思います。

でも1番は現場のスタッフの声を聞きながら改善していくことです。

シフトはよい職場環境を作るための重要な要素です。
少しでもこの記事が参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました!


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